L’intervento in progetto, finanziato per € 30.000,00 mediante i fondi della Regione Marche POR FERS 2014/2020 a seguito dell’accordo tra Regione Marche e Comune di Loreto prot. 852514 del 04/09/2017.
Il presente progetto riguarda “INTERVENTI DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO STORICO DEL COMUNE DI LORETO” vale a dire la sistemazione, il riordino, la schedatura, la catalogazione, l’inventariazione e l’informatizzazione di tutta la documentazione presente nell’Archivio Storico della Città di Loreto.
L’attuale archivio storico è situato all’interno degli edifici comunali siti in P.zza Garibaldi.
La documentazione d’archivio è quantificabile in circa 400 m lineari collocati a scaffale.
La dimensione dei faldoni è di 15 cm di dorso e ne sono posizionati almeno 6 su ogni palchetto. Lo stato di conservazione appare più che buono.
Unico strumento a disposizione del Comune per rintracciare la documentazione sono le schede cartacee che riportano: numero identificativo del pezzo, titolo ed estremi cronologici.
Negli anni scorsi, intorno al 2008, l’Archivio storico del Comune di Loreto era stato oggetto di una schedatura di massima la cui conclusione ha portato alla produzione di un inventario. Quest’ultimo offre informazioni puntuali e dettagliate circa i fondi, le serie individuate e le unità che compongono gli stessi.
La maggior parte del materiale archivistico risulta tuttavia privo di informazioni esterne.
Attualmente lo stesso non ha una catalogazione capace di soddisfare i requisiti minimi di ricerca. Gli interventi di conservazione dell’archivio storico del Comune di Loreto consistono nell’inserire in un sistema coerente e armonico i dati e le informazioni relative ad ogni singola opera (sia essa un libro, un manoscritto o una fotografia). Il fine è rendere ogni elemento della collezione archivistica facilmente reperibile ed individuabile in base ad indici predefiniti e mediante la datazione.
Si ritiene dunque opportuno intervenire sull’Archivio Storico, verificando che la documentazione non abbia subito nel corso del tempo spostamenti fisici ed abbia mantenuto l’ordine originario.
L’intervento che si reputa più opportuno consiste, nell’effettuazione del servizio di riordino e inventariazione dell’archivio storico, sul posto, da parte di una ditta e personale specializzato nel settore.
Il primo intervento prevede l’individuazione e la separazione fisica dei vari fondi. La documentazione dovrà essere spolverata e pulita.
Visto il buono stato di conservazione dell’archivio non si prevedono particolari interventi di carattere conservativo per salvaguardare l’integrità fisica del materiale archivistico.
Il secondo intervento previsto consiste nella schedatura su applicativo informatico. Dovranno essere riportati il “titolo” descrittivo dell’unità archivistica, la “segnatura”, gli “estremi cronologici”, la “tipologia documentaria” ed il “contenuto”.
Dovrà poi essere prodotta una bozza di inventario che include l’introduzione archivistica, la struttura dell’archivio e dovranno essere dettagliate le singole unità archivistiche.
In ultimo dovrà essere redatto definitivamente l’inventario, comprendente l’introduzione storica, l’introduzione archivistica, gli indici ed ogni altro dato necessario a descrivere con chiarezza le unità archivistiche. Dovrà essere fornita, a fine lavoro, la base dati completa e funzionante.
Nel contempo un buon lavoro di catalogazione fornisce oltre alla schedatura nominale del materiale una serie di informazioni immediatamente fruibili, che siano in grado di fornire a chi effettua una ricerca, le indicazioni relative al contenuto ed all’autore. La città di Loreto soprattutto per la sua storia e la sua particolarità è frequentata da molte figure come docenti e studenti universitari, ricercatori o semplicemente amanti della storia Mariana che con grande difficoltà riescono a reperire documentazione all’interno dell’archivio storico in quanto mancante o carente appunto di una catalogazione. L’obbiettivo principale sarà anche quello di rendere fruibile l’archivio anche attraverso la sua informatizzazione e parziale digitalizzazione.
Dovranno infatti essere selezionati i documenti storici di maggiore importanza e rilevanza e dovranno essere digitalizzati.
Il risultato atteso sarà quello di facilitare l’accesso alla documentazione che concorre all’attuazione del diritto di tutti i cittadini all’istruzione e all’informazione, nonché allo sviluppo della ricerca e della conoscenza anche in funzione della crescita di consapevolezza sulla tutela del patrimonio culturale, storico e artistico della città di Loreto.
Inoltre tale servizio sarà essenziale per garantire la salvaguardia della memoria storica della città stessa.
L’intervento dovrà tenere conto ed essere rispettoso del valore storico-culturale dell’archivio storico del Comune di Loreto.
Le attività saranno coordinate e supervisionate da un funzionario della Soprintendenza archivistica e bibliografica dell’Umbria e delle Marche.
Per l’intervento di riordinamento ed inventariazione si intende utilizzare un applicativo che garantisca anche il file editabile e nello specifico il software di descrizione archivistica, “Archimista”, approvato dalla Soprintendenza.
